О том, как планировать время и все успевать

Автор: Воронова Екатерина

Журнал SHAPE задал несколько ситуаций Екатерине о том, как правильно планировать свое время и почему не всегда удается успевать то, что хочется:

У меня рабочий день начинается в 9 заканчивается в 6, после работы чувствую себя уставшeй и разбитой. Но хочу заниматься фитнесом, при чем не только на выходных. Как распланировать время?
Екатерина: Для того, чтобы не уставать к концу рабочего дня, нужно планировать отдых и обязательно устраивать себе обеденный перерыв. Очень часто человек на работе находится «в потоке», занимается однообразными привычными делами и совсем не планирует время на отдых, даже перекусывает на бегу или решая по ходу обеда рабочие вопросы. В результате имеет накопленную усталость.
Решение: Планировать отдых по 5–10 минут каждый час. В обеденный перерыв отвлечься от работы и посвятить время себе. Самый лучший вариант — если у вас есть возможность подремать минут 30–40. такой сон очень восстанавливает силы для активного вечера. Есть замечательная притча про двух дровосеков, которая хорошо иллюстрирует ошибочное мнение, что если работать без передышки — больше сделаешь.

«Два дровосека как-то поспорили, кто из них нарубит больше леса с утра и до четырёх часов пополудни. С утра мужчины разошлись по своим позициям. Поначалу они работали в одном темпе. Но через час один из них услышал, как второй перестал рубить дерево. Поняв, что это его шанс, первый лесоруб удвоил свои усилия. Прошло десять минут, и он услышал, что второй дровосек снова принялся за работу. И снова они работали почти синхронно, как вдруг первый лесоруб опять услышал, как его противник снова остановился. Вновь дровосек обрадовано принялся за работу, уже ощущая запах победы. И так продолжалось целый день. Каждый час один из лесорубов останавливался на десять минут, а второй продолжал работу. Когда время истекло, тот, что работал не переставая, был совершенно уверен — приз у него в кармане. Каково же было его удивление, когда он узнал, что ошибся.— Как это получилось? — спросил он своего напарника.— Каждый час я слышал, как ты на десять минут прекращаешь работу. Как ты умудрился нарубить больше дерева, чем я? Это невозможно! — На самом деле всё очень просто,— прямо ответил тот.— Каждый час я останавливался на десять минут. И в то время, как ты продолжал рубить лес, я точил свой топор.»

Второй момент, психологическое отношение к фитнесу. Если к этому вечернему мероприятию относится как к тяжелой работе, то после работы на другую работу идти не хочется, хочется отдохнуть. А если думать о том, приятном, что на фитнесе может быть и воспринимать его как отдых, то и мотивация до него дойти будет больше. Например, можно представить, как после активных занятий вы погружаетесь в прохладную воду бассейна или расслабляетесь в сауне или как вы будете пить освежающий свежевыжатый сок в баре фитнесцентра.
Я все время везде опаздываю, даже если встаю и собираюсь раньше, даже когда на дороге нет пробок. Не понимаю в чем дело, почему у меня такие не лады со временем, может, есть какая то стратегия, чтобы подчинить себе время в моем случае?
Екатерина: Частые опоздания могут иметь под собой в качестве причины не только неумение планировать свое время, но и множество других психологических факторов. Например, не желание идти в то место, куда собирается человек, неуважение к людям, которые там ожидают, подспудное желание обратить на себя внимание и получить эмоциональную реакцию, а может быть и убеждение, что «в самом начале все равно ничего интересного не бывает», поэтому нужно приходить чуть позже.
Варианты выхода из ситуации:
1. Разобраться, зачем человек постоянно создает себе ситуации опоздания. Что он этим хочет доказать или сказать окружающим и себе.
2. Дать обязательство приходить вовремя и назначить штраф за опоздание, который будет дополнительной мотивацией не опаздывать.
Мне все время приходиться задерживаться на работе. Сначала я прихожу с утра, разбираю письма, откладываю важные звонки и письма на после обеденное время. В результате вся важная работа остается на вечер и приходиться задерживаться на работе до поздна. Как правильно планировать рабочее время? Ведь когда приходишь, думаешь впереди еще целый день, а времени оказывается всегда так мало?
Екатерина: Самый лучший вариант: с самого утра делать самое важное или самое неприятное дело. С утра гораздо больше сил, энергии для его выполнения. А после того, как сделал это неприятное/тяжелое/важное дело, дышать становится легче и появляются силы для остальных, менее важных дел.
Я всегда откладывают важные дела «на потом». Будь написание диплома или создание презентации, работ над важным проектом. Я готова делать все, лишь не делать «жизненно важное» в данный момент. Кажется, что времени до сдачи проекта, диплома вагон, я просыпаюсь только когда сроки подходят к концу, не знаю, что это. Как мотивировать себя делать важные делать заранее или хотя не к концу срока сдачи?
Екатерина: Все дела условно можно разделить на 4 категории:
А — важные и срочные.
В — важные и не срочные
С — не важные срочные
Д — не важные не срочные

Диплом и другие долгосрочные дела сначала относятся к категории «важные не срочные». Именно их мы откладываем день за днем, пока они не превратятся в важные и срочные и нам нужно будет совершать подвиг, написав диплом за 3 ночи. Эти дела мы откладываем потому, что они очень большие по объему и где-то в глубине нас сидит страх начинать работать над таким большим объемом информации. Чтобы выполнять такие задачи в срок и без чрезмерного напряжения, нужно разделить крупную задачу на несколько более мелких и привязать их к конкретному времени. Например: каждый день в течение месяца я пишу по 3 страницы диплома с 20:00 до 22:00 часов. Потом важно лишь контролировать, чтобы в 20:00 вы сидели за столом.
Часто на работе в течение дня кроме основной работы начальники дает мне еще какие-то мелкие но важные поручение, в результате я плохо справляюсь со своей основной работой. Как правильно распределить время в такой ситуации, может начать брать работу на дом?
Екатерина: В этой ситуации важно действительно определиться какие задачи являются приоритетными. Для этого нужно спросить сначала себя, что из этих задач приоритетнее и важнее, а если самой определить не удается, нужно поставить перед выбором начальника, который дает дополнительные поручения. Например: Николай Александрович, что сейчас важнее: напечатать прайсы или подготовить отчет по итогам собрания? Какие-то дела, можно сделать позже, просто указав срок, когда это будет сделано, какие-то дела можно делегировать (кстати, говоря, нужно еще проверить, а к вашим ли обязанностям эти дополнительные поручения относятся). Раскидав таким образом навалившуюся кучу дел можно заняться самым важными и действительно неотложными.
Постоянный замкнутый круг работа-дом-работа. И, кажется, нет времени даже на встречи с друзьями, если перезваниваемся, то либо я не могу встретиться, либо у них дела. Ума не приложу, как нам состыковаться? Ведь чтобы поддерживать отношения иногда все-таки надо встречаться.
Екатерина: С психологической точки зрения, если люди никак не могут встретиться, значит, они не очень хотят встречаться, но по привычке или из вежливости объясняют это «делами» и «нехваткой времени». Ведь если вам действительно отношения с этим человеком важны, вы найдете время для него и вашего общения. Тогда не придется назначать встречу только «для поддержания отношений». Как локальное решение проблемы и заодно проверка истинных причин невозможности встретиться, может быть договоренность о встрече заранее, за 1–2 недели, и выделение на общение с друзьями (если их много) определенного дня в неделю, в который вы с ними по очереди встречаетесь.
Автор: Воронова Е.
Размещено на сайте http://www.syntone.ru. При публикации статьи ссылка на сайт обязательна.